現代秘書學:原理與實務 節選

　　《現代秘書學：原理與實務（第2版）》：　　第四節秘書機構的領導和管理　　秘書工作作為一種社會實踐活動，不僅要對秘書群體進行優化組合，而且還要對秘書機構及其人員加強領導和管理，才能優化秘書機構的內部結構，發揮秘書機構的整體優勢，提高秘書工作的效績。對秘書機構加強領導和管理，必須以遵循秘書實踐的基本規律為基本前提，以提高秘書工作的質量和效率為根本目的。　　對秘書機構的領導，一般可分為兩個層次。一是秘書機構接受所屬機關、單位領導班子的領導。秘書機構如果脫離了它所隸屬的機關、單位的領導班子，也就失去了它本身存在的價值；反過來，一個機關、單位的領導班子如果離開了秘書機構的輔佐，離開了這個直接為自己服務的參謀和助手，也會難以順利實現其擔負的領導任務。因此，領導班子的每個成員都必須重視秘書機構，加強和改善對秘書機構的領導，以充分發揮秘書機構的作用。，二是接受秘書機構負責人（秘書長、辦公廳主任、辦公室主任）對秘書機構的直接領導。秘書機構負責人工作的立足點集中在秘書機構，他們要給機關的領導當好參謀和助手，首先必須做到讓秘書機構的所有人員給自己當好參謀和助手，也就是當好“參謀的參謀”、“助手的助手”。秘書機構的負責人要善于發揮秘書機構群體的力量，集中大家的智慧和才能，使自己當好領導的參謀、助手的水平不斷地得到提高。由于秘書工作有很強的政治性和政策性，秘書機構的負責人必須以高度的事業心和責任感，對本機關、單位的各方面工作嚴格把關。特別是對一些大事、急事、難事、新事和關系全局的事情，更應嚴格把關，防止失誤，不要把問題和責任都推到秘書身上。　　秘書機構涉及面廣，在任何一個機關、單位中都是聯系上下、溝通左右的樞紐，因此，秘書機構的管理對整個機關、單位的管理有著重大的影響。秘書機構管理總的原則是全面而有效地加強組織管理、人才管理、時間管理、物業管理、信息管理、工作質量管理等，提高工作質量和效率。要提高秘書機構的科學管理水平，就要實現秘書工作的規范化、制度化和科學化。所謂規范化，指秘書機構的各項工作要有一定的規程、規矩、規范、規格和要求，按一定的程序進行，減少工作中的主觀隨意性；所謂制度化，指秘書機構的各項工作要用規章制度來加以確定和約束，使秘書的工作有章可依，有制度可循，便于監督和檢查；所謂科學化，指秘書機構各項工作的規范、制度、舉措、程序和方式方法符合秘書工作自身的規律，符合為其服務的機關工作和領導工作的客觀規律。為此，要求做到以下幾點：　　（一）秘書的彈性分工和靈活調度　　任何群體的社會實踐活動都需要既分工又協作來共同完成，秘書工作也是這樣。秘書工作一般以崗位責任制為基礎進行明確分工，各秘書之間又要加強協作，相互配合，形成合力，發揮整體效能。一旦遇有突擊任務，則要強調機動性，臨時安排專人負責，其它秘書密切配合，以確保突擊任務的完成。秘書機構的人員分工，不能像工廠車間里的工人那樣，按具體工種和工序嚴格劃分，分工細密，專業化程度很高，其它的人根本無法插手，而是在實現總體目標的前提下，雖有分工，但又有一定的彈性，應充分認識和保持各項工作之間的內在聯系。如負責信訪工作的秘書與負責調研工作的秘書，領導者的個人秘書與負責接待工作的秘書，負責文字工作的秘書與負責文書處理的秘書，其工作任務就難以斷然分開，有著內在的聯系，這就需要靈活調度，相互間密切配合，才能順利地完成任務。還要看到，秘書機構與社會各界有著廣泛的聯系，內外環境和工作條件總是處于不斷的發展變化中，以及組織機構的變化，領導班子成員的變化，每一時期中心工作的變化，都要求秘書機構作出相應的反應，對秘書的工作進行調整，以適應形勢的發展和變化。有時，臨時抽調某一秘書出差或搞中心工作，也需要靈活調度，讓其它秘書頂替其工作；有時，發生了突然事故，或來了緊急任務，也需要靈活調度，集中秘書機構的大部分力量，既有分工，又有合作，確保任務的完成。　　……